Почту можно использовать для работы с сообщениями, письмами, планирования событий, перемещения контактов из Gmail. Такой почтовый клиент может содержать много важной информации. Её потеря может стать серьезной проблемой. Чтобы избежать этого, стоит делать дубли. Сегодня мы расскажем как раз о том, как этим заняться, а также о создании архива.

С чем имеем дело?

Чтобы создать копию сведений, важно знать, где они находятся. Расположение нужных файлов (*.pst и *.ost) зависит от того, какой версией почты вы пользуетесь. Что собой представляют эти файлы?
PST. Отвечают за хранение писем, памяток, отметок календаря. Они бывают как сжатыми, так и нет – всё зависит от настроек. Когда информации накапливается много, замедляется работа программы, которая даст подсказку о том, что пора заняться архивированием.
OST. Выполняют подобные функции с той разницей, что это временное хранилище почты без необходимости доступа к интернету. После подключения к сети произойдет синхронизация.

Где искать?

Если на компьютере используется агент, выпущенный до 2013 года, то искать интересующие элементы надо по адресу C:\Users\Имя Пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook. В более поздних вариантах PST уже находится в другом месте: C:\Users\Имя Пользователя\Documents\Файлы Outlook. Совершить поиск можно иным путем: перейти в меню почты, выбрать пункт конфигурации учетных записей.

Как архивировать

Мы будем работать с фалом с названием учетной записи: создавать архив, копии. В создании архива существует два пути: вручную и авотматически.
Автоматически:

  • открыть почту
  • перейти во вкладку «Файл»
  • выбрать учетную запись
  • в «Средствах очистки» отметить пункты «Очистить почтовый ящик», «Архивация»

Для изменения настроек кликните на любой папке приложения, выберите «Свойства», «Архивация», «Автоархивация», отметьте настройки по умолчанию. Готово!
Вручную:

  • перейдите в меню Файл/Средства очистки/Архивировать
  • в появившемся окне задайте параметры и подтвердите действие.

Создание запасной версии

Тут всё еще проще: просто скопируйте .pst/.ost на другой диск. Для извлечения информации, начните работу с вкладкой «Файл», там выберите «Открыть и экспортировать», затем «Открыть файл данных Outlook», кликните по нужному.
Что делать, когда возникла потребность изменить заданную по умолчанию папку хранения? Тут обычным копированием не ограничишься. Если нажать «Копировать», то вы получите новый документ, устанавливаемый для PST. Это приведет к потере части информации. Во избежание этого, сначала отредактируйте определенное по умолчанию место хранения с помощью реестра. Как это сделать?

Редактор реестра открывайте всегда после закрытия Outlook.

Перейдите по адресу HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\ (16.0 – это версия программы)
В любом месте открывшейся папки кликните правой кнопкой мыши, в меню выберите «Создать», «Расширяемый строковый параметр». Возникшему элементу присвойте имя «ForcePSTPath» или «ForceOSTPath» в зависимости от того, с каким типом файла работаете. Два раза щелкните по новому элементу, укажите папку, куда будет происходить сохранение. После закрытия редактора появится еще один PST-файл, в который можно копировать.

Важно! Допустив ошибку в работе с редактором, есть риск повредить «операционку». Если вы опасаетесь возможных последствий, то обратитесь в специализированный центр, где вам помогут.